Takto naleznete vhodný systém pro plánování a řízení dopravy
Pro výběr správného TMS jsou důležité firemní požadavky na procesy a postupy. Rozhraní a jeho funkce otevírají další možnosti.
Plánovat a organizovat přepravy je náročná a často stresující práce. Zpravidla tato práce nevede přímou linií k cíli, ale vede přes klikaté cesty s řadou různých výzev a nejistot. Protože každá přeprava má své zvláštnosti: druh a rozsah nákladu, specifikace vozu, omezení u místa nakládky a vykládky, komunikace mezi řidičem, místem odeslání a místem příjmu. Aby vše proběhlo hladce, musí mít disponent pevné nervy a šestý smysl – a systém pro plánování a řízení přeprav.
Systémy (TMS) pomáhají disponentovi v každodenní práci. Pryč jsou doby velkých tabulí a vlastnoručně tvořených tabulek, které každý den pomáhaly dát dohromady trasy co možná nejefektivněji. Kromě toho jsou v době korony manuální procesy, jako například osobní předávání papírových dokumentů z jednoho oddělení do druhého, téměř nemožné – a co teprve tehdy, když zaměstnanci pracují z domova. Digitalizace se již do jisté míry dostala do plánovacích kanceláří dodavatelů dopravních a logistických služeb. Úspěch ale závisí na tom, zda je software přizpůsoben požadavkům firmy.
Před pořízením TMS si definujte požadavky
Firmy, které si chtějí pořídit TMS, by si nejdříve měly velmi dobře promyslet, jak vypadají jejich vlastní procesy a postupy. Mnoho TMS se specializuje na určité typy nákladů nebo nabízí pouze základní funkce. Takže pokud nabízíte kompletní přepravu nákladů po silnici, neměli byste pořídit program, který se specializuje na sběrné zboží a pro kompletní náklady se dají použít jen základní funkce.
Přizvěte zaměstnance a zapojte je
Velká pomoc při výběru programu jsou zaměstnanci. Procesní změny budou úspěšné pouze s nimi. Proto je důležité zaměstnance včas začlenit do projektu – nejlépe již při samotném výběru softwaru. Je to základní předpoklad k tomu, že budou akceptovat smysluplné změny v každodenní práci. Koneckonců s programem pracují právě oni.
Stanovte základní funkce
V následujícím kroku musí být zodpovězena otázka, které funkce programu pro každodenní práci požadujete. Můžete si sepsat nejen všechny aktuálně potřebné funkce, ale můžete počítat i s dalším vlastním rozvojem. Nápomocná by mohla být i tzv. specifikace požadavků. Lze ji použít nejen ke stanovení procesů, které určují průběh přepravy, ale i k výběru poskytovatelů TMS. Pokud totiž v nabídce firmy chybí relevantní funkce softwaru, jsou tito poskytovatelé vyřazeni.
Věnujte pozornost rozhraním
TMS není všelék a neovládá sám každý krok v procesním řetězci. V závislosti na firemní struktuře a řízení procesů od zadání objednávky až po účetnictví a vytváření faktur je často nutné vytvořit rozhraní k dalším programům a systémům. Poskytovatelé dopravy a logistiky, kteří pracují například s ERP systémem (Enterprise Resource Planning, neboli Plánování podnikových zdrojů), by měli k tomuto systému mít vytvořené propojení, pomocí kterého by se mohly automaticky vyměňovat ty nejdůležitější informace jako třeba kmenové údaje a čísla objednávek. To minimalizuje nejen chyby, ale zajistí i to, že některé pracovní kroky se nemusí provádět dvakrát a disponent se může koncentrovat na optimální rozdělení zakázek do vozidel.
Automatické propojení s třetí stranou
Rozhraní nejsou potřebná jen pro interní potřeby backoffice. Aby mohli disponenti provádět své digitální úkony efektivně, jsou potřebná další rozhraní. Například burzy nákladů, telematické systémy nebo lze obchodní partnery automaticky integrovat do denních procesů a relevantní data bez problémů synchronizovat.
Technicky tuto funkci zajišťuje Application Programming Interface (API). Tato aplikace se stará o to, že programy si navzájem vyměňují data a mohou je také přesně číst.
S TIMOCOM Marketplace mají uživatelé možnost přes rozhraní jednoduše, bezpečně a rychle získat přístup k dalším aplikacím. Mezi ně patří burza nákladů, kde se denně objeví až 1 milion nabídek přeprav a volných vozů, a nástroje nebo funkce, pomocí kterých lze digitalizovat a sledovat přepravní objednávky v nákladní silniční dopravě. Použitím rozhraní lze provádět logistické procesy rychleji a úsporněji.
Mohlo by Vás také zajímat:
Záludná cenová spirála: krátkodobě ušetřit, dlouhodobě draze zaplatit
Řízení dopravy: zlepšování procesů v rámci dodavatelského řetězce